Incident sa stal 19. mája počas relácie Barry Marsh Show. O 14.05 bola práve hraná skladba prerušená tromi pripravenými oznámeniami o smrti Karola III. Jedno z nich dokonca tvrdilo, že správu už potvrdili médiá. Nasledovala britská hymna a jedno z oznámení sa zopakovalo. Na DAB+ potom poslucháči približne 16 minút počuli ticho, zatiaľ čo na AM sa spustil záložný hudobný program.
Pôvodne stanica incident vysvetľovala ako počítačovú chybu. Až rozhodnutie Ofcomu z 10. augusta ukázalo, čo sa v štúdiu skutočne stalo. Moderátor vysielal na diaľku a jeho program smeroval do hlavného vysielacieho počítača. Zamestnanec, ktorý na tomto počítači vykonával údržbu, našiel tri vopred pripravené zvukové súbory určené výhradne pre prípad skutočnej smrti panovníka. Napriek priloženým presným pokynom ich podľa stanice pustil „zo zvedavosti“. Tým zastavil vzdialený stream moderátora a nahrávky sa dostali priamo do vysielania. Keď pochopil, čo sa stalo, prehrávanie zastavil, spanikáril a z priestorov odišiel.
Moderátor pritom spočiatku vôbec netušil, že je mimo vysielania. Technik ho musel kontaktovať a normálny program sa postupne obnovil. Oprava nesprávnej informácie zaznela približne o 14.35, teda asi 30 minút po falošnom oznámení smrti. Ofcom uznal, že stanica počas tohto času situáciu riešila, no pri správe o smrti panovníka považoval polhodinové čakanie za neprimerane dlhé. Radio Caroline porušilo pravidlá týkajúce sa presnosti spravodajstva aj rýchlej opravy závažných chýb.
Na samotnej existencii pripravených nahrávok pritom nie je nič nezvyčajné. Médiá majú pre úmrtia panovníkov a ďalších významných osobností pripravené materiály vopred, aby ich v prípade potreby mohli okamžite nasadiť. Problém bol v ich zabezpečení. Radio Caroline po incidente pracovníka napomenulo, nahrávky odstránilo z vysielacieho počítača a uložilo ich na externý disk, kde majú byť dostupné iba v prípade potreby.
Výsledok je kuriózny, no pre vysielateľov celkom vážny: krízový scenár môže byť pripravený dokonale, ale ak ho možno zo zvedavosti pustiť priamo do éteru, problémom nie je samotná automatizácia – ale to, kto má prístup k tlačidlu Play.
